Vor ca. zwei Jahren, am 04. Oktober 2012, hatte ich Sie in meinem Blogartikel „Die elektronische Rechnung kommt„ darüber informiert, dass die Finanzverwaltung nun endlich elektronische Rechnungen umsatzsteuerlich auch ohne Signatur anerkennt und, dass dazu eine betriebsprüfungssichere elektronische Archivierung notwendig ist! Und was dabei zu beachten ist.
Ich war damals optimistisch genug anzunehmen, dass damit alle wichtigen Fragen zur elektronischen Betriebsprüfung geklärt wären. – Damit habe ich mich reichlich getäuscht!
Denn das wars dann auch. Wie diese elektronische Archivierung genau aussehen soll, konnte ich Ihnen nicht sagen! Das einzige was damals schon klar war: Es muss elektronisch dokumentiert sein, dass bzw. ob die jeweilige Rechnung von Ihnen geprüft und anerkannt wurde, entsprechend den Papierrechnungen, bei denen Sie das durch handschriftliche Datierung und Abzeichnung oder handschriftliche Anmerkungen dokumentieren.
Mehr kann ich Ihnen auch heute noch nicht dazu sagen! Ein Bericht des Statistischen Bundesamtes zu dieser Frage stimmt mit den Ergebnissen der IHK-Organisation überein. Und mit unseren eigenen Überlegungen auf Grund Ihrer Fragen!
Es gibt nämlich gar keine klaren Regelungen, wie denn elektronisch archiviert werden muss, damit die Archivierung betriebsprüfungssicher ist! Ergebnis der IHKs: „Die Skepsis der Unternehmen gegenüber elektronischen Rechnungen und elektronischer Archivierung beruht wesentlich auf Misstrauen gegenüber Prüfverfahren der Finanzverwaltung und einer unklaren Rechtslage.“
Eine unklare Rechtslage!? – So so, da hat doch tatsächlich der Gesetzgeber mal wieder ein Gesetz erlassen, dessen Durchführung im Einzelnen völlig unklar ist. Unser Wohl und Wehe bei Betriebsprüfungen hängt damit letzten Endes vom Zufall ab, vielleicht sogar vom guten oder bösen Willen des Betriebsprüfers. Denn er ist es, der die gewählte Form der Archivierung anerkennt oder beanstandet.
Meine Zuversicht über den Siegeszug der elektronischen Rechnungen ist also dahin! Deshalb unsere Empfehlung: Vermeiden Sie nach wie vor, wenn irgend möglich, elektronische Rechnungen. Nur mit konventionellen Papierrechnungen haben Sie Sicherheit bei Betriebsprüfungen – bis auf Weiteres!
Irgendwann – vermutlich erst in den nächsten Jahren – wird sich die Situation klären: durch Erlass, Schreiben der Finanzverwaltung, Rechtsprechung… – was auch immer.
Bis dahin: Vorsicht ist besser als Nachsicht!
Quelle: Newsletter IHK Frankfurt, 27.08.2014,
Projektbericht der Arbeitsgruppe „Einfacher Steuern zahlen“ veröffentlicht.
Stand: 27.01.2015